Êtes-vous toujours à éteindre des feux?

Je suis certaine que vous avez déjà entendu cette expression : « Je n’ai pas le temps, j’ai des feux à éteindre! ».  Je me suis toujours posé la question suivante : Mais comment se fait-il que votre village soit toujours en train de brûler ?

La pandémie, quoi qu’évènement majeur et inattendu, nous a démontré que nous avons tous intérêt à nous préparer à toutes sortes d’éventualités qui pourraient venir chambouler les plans de votre organisation.  Les principales questions à se poser comme dirigeant d’entreprise sont les suivantes :

Avez-vous des plans de contingences ?

Avez-vous un plan d’action global ?

Vos gestionnaires et acteurs clés sont-ils prêts à différentes éventualités ?

Les erreurs de gestion

Se préparer en développant et mettant en œuvre des plans de contingence permettra aux gestionnaires de planifier, organiser, diriger, et contrôler de manière structurée et stratégique. La vérité est que la majorité des organisations font trois erreurs principales qui mènent assurément à une gestion de crise perpétuelle :

La gestion ponctuelle des priorités

La propension à gérer « au jour le jour » nous met dans un état de stress et d’inconnu, qui ne permet pas aux employés de donner le meilleur d’eux-mêmes. Le sentiment d’urgence engendre des erreurs. Attendre que les problématiques se présentent, au lieu de les anticiper, fait en sorte qu’elles ne sont pas adéquatement prises en charge. De plus, ce type de gestion demande une énergie supplémentaire aux gestionnaires dans le feu de l’urgence.

Le travail en silo

Les silos, en milieu de travail, ont tendance à se créer naturellement, non seulement en raison du manque de communication, mais aussi par la propension de l’être humain à protéger son « carré de sable ». Le manque de communication et le travail en silo amènent les organisations à se diviser en microentreprise internes qui n’agissent pas en cohésion avec les alignements et les objectifs globaux de l’organisation. Ainsi, certains individus ou départements vont prioriser des actions qui pourraient ne pas avoir de valeur ajoutée pour l’ensemble de l’organisation ou qui ne sont pas prioritaires. Finalement, le manque de communication pourrait amener l’organisation à s’éloigner de sa mission principale.

Le manque de vision à long terme

Le manque de vision amène les gestionnaires à ne pas se préoccuper (volontairement ou involontairement) des impacts et des enjeux potentiels à long terme. Il faut se fixer des objectifs dans le temps pour garder le focus sur ce qui est vraiment important. Ainsi les énergies seront mieux distribuées. Il faut se rappeler que la priorité d’aujourd’hui n’est certainement pas la priorité de demain. Le manque de visions à long terme est le résultat de la gestion ponctuelle et du travail en silo. En éliminant les deux premières erreurs de gestion, vous corrigerez naturellement celle-ci et vous développerez votre vision à long terme.

Quelles sont les pistes de solutions?

Préparer vos actions et objectifs : triennaux, annuels, mensuels et hebdomadaires

Les priorités devraient faire partie d’un plan d’action prédéterminé qui définit les alignements et les objectifs de l’organisation à court, moyen et long terme., en ce sens que chaque priorité est adaptée dans le temps et à différents niveaux. Les objectifs à court termes, sont liés aux opérations quotidiennes dans un département ou une petite équipe et dont la complexité est limitée. Par exemple, les priorités triennaux et annuelles font état des alignements globaux de l’ensemble de l’entreprise, les objectifs mensuels représentent les priorités départementales et finalement, les objectifs hebdomadaires sont plutôt d’ordre opérationnels. Ne perdez pas de vu que ces priorités sont interreliées et dépendent l’une de l’autre. En somme, les objectifs globaux traités dans l’urgence mettent en danger vos opérations quotidiennes et affecte la productivité globale de l’organisation ce qui porte l’entreprise à éteindre les feux constamment.

Identifier les rôles et responsabilités

Une bonne définition des rôles et responsabilités au sein de votre organisation permettra à l’ensemble de vos joueurs de connaitre leur niveau de responsabilité, mais aussi à leur donner de l’autonomie. Chacun peut ainsi prioriser ses actions en connaissant les priorités des autres joueurs. De plus, en connaissant les rôles et responsabilités de nos confrères nous pouvons ainsi se référer à la bonne personne selon les problématiques rencontrées. Cela contribuera à remplacer le travail en silo par une collaboration optimale.

Communiquer, communiquer et communiquer !

En communiquant adéquatement, on envoie le même message à l’ensemble des individus. Une communication bien structurée encouragera naturellement une cohésion des équipes et brisera les silos en favorisant des messages transversaux et créera des connaissances collectives à l’ensemble de l’organisation. La communication passe par différents canaux et elle est évolutive. Les suivis sont primordiaux pour la réalisation d’un plan d’action et passe par une bonne communication qui se traduit dans des réunions d’équipe hebdomadaire, des créations de comités multidisciplinaires, des infolettres, l’implantation d’un ERP[1] global et centralisé, etc. Ces différents modes de communication sont en fait des leviers importants pour développer des méthodes collaboratives et ainsi avoir un impact direct sur la communication et l’information qui est véhiculé dans l’organisation.

Formez-vous !

Cela vous demandera du temps et de l’investissement, mais vous pourriez bénéficier d’outils adéquats dans votre gestion quotidienne de vos ressources humaines, de vos opérations et de vos priorités à plus long terme. Plusieurs formations en gestion sont offertes par le biais de firmes privées, d’Universités, de Cégeps, de regroupements professionnels, qui peuvent dans certains cas être financiers par le ministère du Travail.

Imaginez si vous n’aviez plus de feux à éteindre !

[1] Entreprise resources planning : Système de gestion des ressources de l’entreprise.