La flexibilité encadrée

La flexibilité encadrée comme mode de gestion peut sembler être un concept contradictoire, mais détrompez-vous, ce concept est d’une logique déconcertante !

En quelques mots, la flexibilité encadrée c’est notre manière, en tant que gestionnaire, de penser en dehors de la boîte et de revoir les indicateurs de performance des employés de manière à leur laisser plus d’autonomie. Il s’agit, notamment, de gérer des résultats plutôt que de gérer du temps de présence au bureau.

La flexibilité peut prendre différentes formes, par exemple : l’horaire de travail, la gestion des projets, les objectifs individuels définis de manière commune, le changement dans les méthodes de travail, le changement des outils de travail, les possibilités d’avancement et de développement de carrière, l’ouverture des gestionnaires aux nouvelles idées, les conditions de travail sur mesures, etc.

Dans un contexte où la rétention est de plus en plus difficile et avec la férocité de la compétition pour l’attraction des meilleurs talents, les entreprises n’ont d’autres choix que d’adapter leur façon de personnaliser celles-ci aux besoins des employés afin de les garder mobilisés et engagés.

Il est évident que certains, voire plusieurs des membres de votre équipe souhaitent développer leur autonomie, relever des défis et avoir une latitude dans l’exécution de leurs tâches et une liberté de gestion de leur temps, en vous adaptant ainsi vous répondrez à ces besoins et augmenterez le mieux-être au travail. Il faut être conscient que dans les principales raisons de départ d’un employé nous retrouvons un style de gestion dépassé et le manque de flexibilité.[1]

Nous vous proposons donc comme outil la flexibilité encadrée dans votre gestion quotidienne de vos ressources humaines. Pour vous aider à l’appliquer, voici notre modèle FLEX :

1. Faire confiance

Faire confiance peut être difficile en début de relation professionnelle. Il est facile de faire confiance quand on voit nos employés tous les jours de 9 h à 17 h, ou quand c’est nous qui gérons 100 % des objectifs et des méthodes de travail. Comment accélérer le processus de confiance basé sur les résultats et non le temps passé au bureau ? C’est simple ! Vous pouvez instaurer des indicateurs de performances (KPI) accompagnés d’objectifs S.M.A.R.T.[1]

La pandémie a poussé bon nombre de travailleurs à la maison et a ainsi redéfini les règles du jeu sur le marché du travail. En effet, les statistiques démontrent clairement que le télétravail n’a pas affecté les heures effectuées ou la productivité.

Si vous souhaitez obtenir plus d’outils sur la gestion à distance, nous vous recommandons cet article de Frédéric Vasse sur le management en période de crise, qui donne des trucs sur la gestion à distance: https://www.linkedin.com/pulse/5-leviers-pour-reussir-son-management-distance-en-periode-vasse/

De plus, pour faire confiance à son équipe, il faut d’abord se faire confiance à soi-même en tant que gestionnaire. Cela commence par être en mesure d’avoir l’introspection nécessaire pour admettre ses erreurs, ses ratés et les choses à améliorer dans notre organisation. Une fois ces étapes franchies, vous devez partager ces éléments avec votre équipe, ainsi elle saura que vous êtes transparent et voudra participer à la réussite de votre organisation.

Une des clés de la confiance demeure dans les suivis rigoureux. Il faudra effectuer des suivis fréquents avec les employés. Non seulement cela vous rassurera, mais rassurera également votre employé, le rendra plus confiant, plus fier et il se mobilisera davantage.

Comment ?

• Flexibilité et modulation d’horaire
• Flexibilité sur le choix des outils ou méthodes de travail
• Politique de télétravail claire et diffusée
• Implantation d’indicateurs de performance
• Suivis rigoureux

2. Levier

Les études nous proposent un éventail de leviers de management ou de mobilisation. Nous vous proposons d’implanter la flexibilité comme un de vos leviers de rétention et d’attraction pour vos nouveaux talents. Évidemment, ce dernier doit être encadré !

Comment ?

• En montrant l’exemple de flexibilité en commençant par votre propre organisation du travail.
• En acceptant et en accueillant les différents changements auxquels votre organisation fera face, par exemple : les changements technologiques, les changements culturels, etc.
• En s’appuyant sur des conditions de travail attrayantes : Salaire attrayant, des assurances collectives sur mesures, des conditions de travail adaptées.
• En offrant du télétravail et/ou une flexibilité d’horaire.

3. Engager

Afin de réussir sa migration vers un mode flexible de gestion, il est impératif d’obtenir la mobilisation de ses employés. En effet, sans elle, la qualité et la quantité des livrables attendus de votre équipe pourrait s’avérer être en deçà de vos attentes. Ainsi vous aurez à faire des rencontres d’alignement et d’ajustements qui, au final, créeront des frustrations de part et d’autre.

La mobilisation des employés est la clé de l’engagement de ceux-ci. Elle consiste à guider et à orienter la motivation des employés vers l’obtention d’un objectif commun et défini. En effet, chaque entreprise définit la mission, la vision et les valeurs qui lui sont propres, la mobilisation amène les individus qui composent l’organisation à travailler en fonction de ces choix.

Si vos employés sont engagés, vous aurez assurément des résultats, car la contribution à la réussite est un stimulant important et l’atout principal de la mobilisation.

La mobilisation est un résultat marqué de la flexibilité encadrée, lorsque bien implantée bien sûr.

Comment ?

• Attribuer des projets en fonction des intérêts et des compétences
• Développer des groupes de travail
• Développer un plan de carrière et de développement professionnel
• Inviter les employés à participer aux solutions en les invitant dans des comités de travail
• Écouter les opinions des employés et leur faire des suivis sur les décisions prises
• Donner de la rétroaction positive : féliciter, récompenser et remercier vos équipes

4. eXpliquer

Expliquer vos attentes en établissant des politiques claires, favorisant l’équité et l’implication des employés permettra d’encadrer votre flexibilité. Définir ses attentes c’est bien, mais il faut surtout les communiquer et s’assurer qu’elles soient comprises. En gestion, vous pouvez gérer ce que vous avez clairement défini.

Comment ?

• Tenir régulièrement des réunions d’équipe afin de faire circuler l’information
• Tenir des réunions individuelles pour effectuer des suivis plus pointus ou personnalisés
• Diffuser la culture organisationnelle (Mission, Vision, Valeurs, Organigramme)
• Présenter les objectifs et alignements organisationnels annuellement
• Effectuer des suivis rigoureux

Pour vous assurer de réussir votre migration vers un milieu de travail flexible, vous devez établir un plan d’action. Un plan détaillé qui déterminera vos objectifs de flexibilité, mais également les moyens pour y arriver. Ne soyez pas gêné de définir vos limites également, car si vous n’y croyez pas ou que vous n’êtes pas confortable avec vos actions, elles échoueront. Mieux vaut y aller une étape à la fois, mais réussir chaque petit chantier d’amélioration !

Évidemment, tous ces concepts ne peuvent pas être déployés entièrement dans tous les types d’organisation. Certains milieux ne peuvent pas se permettre de changer tout le mode opérationnel de leur organisation. Cependant, il est possible d’en améliorer certains aspects tout en tenant compte de votre réalité et de vos besoins. Pourquoi ne pas être inventif et créer votre propre flexibilité ? Surprenez-nous !

[1] https://recognition.altrum.com/blog/fidelisation-employes-10-raisons-pourquoi-ils-quittent

[1] https://www.canada.c/a/fr/environnement-changement-climatique/services/financement-environnement/outils-demande/ecriture-objectifs-smart.html