La rencontre annuelle : évaluation de rendement ou appréciation de la performance ?

Bon nombre de gestionnaires redoutent (ou repoussent) le moment de l’évaluation annuelle. Les raisons les plus souvent invoquées sont le manque de temps, la complexité de l’exercice et la difficulté à avoir un portrait juste du travail de l’employé. On peut facilement imaginer que poser un regard objectif et pertinent cette année sera encore plus difficile en raison du télétravail. Toutefois, cet exercice est d’une grande importance, tout particulièrement cette année. Voici pourquoi.
Le graphique suivant illustre comment se répartissent généralement les employés au niveau de leur performance. Si on observe bien, on constate qu’environ 90 % des employés satisfont ou surpassent vos attentes, ce qui veut dire que dans 90 % de cas, vous leur direz BRAVO et que vous leur démontrerez à quel point vous appréciez leurs efforts et le fruit de leur travail. Wow ! On pourrait alors songer à renommer ce processus Appréciation de la performance !

Il y a plusieurs années le processus se voulait très administratif et formel, mais la philosophie a beaucoup évolué et l’on souhaite maintenant que ce processus soit générateur de réelles opportunités d’améliorations, de développement individuel et d’échanges bidirectionnels. Après tout, il s’agit d’apprécier vos employés ! Il existe plusieurs façons de réaliser l’évaluation annuelle, mais trois modèles sont plus courants :

Quant aux outils d’appréciation, il y en a une panoplie, mais sachez qu’il n’existe pas d’outil parfait et le meilleur outil ne remplacera jamais un bon évaluateur. De plus il faut garder en tête que pour être en mesure de faire une bonne appréciation annuelle, il faut que le gestionnaire effectue une saine gestion au quotidien : il faut donc se parler au quotidien et il faut faire des suivis réguliers puisque l’évaluation est une résultante de l’année de référence, on ne sort pas un lapin du chapeau ! Combien de fois avons-nous vu des employés être complètement démotivés après une telle rencontre alors que le processus d’appréciation devrait être quelque chose de positif. Enfin, n’oubliez pas que vous vous êtes engagé à faire une rencontre annuelle, vous devez le faire. Combien de fois ai-je entendu des employés me dire : « j’ai une évaluation annuelle, mais ça fait 2 ans que j’en ai pas eu »…cela mine la crédibilité du processus.

Vous vous apprêtez à passer en mode appréciation ? Une fois toutes vos observations notées et appuyées sur des faits, voici 10 petits conseils :

1. Assurez-vous de ne pas être dérangé, démontrez qu’il s’agit pour vous d’un moment précieux. Fermez votre cellulaire. Les premières minutes d’une rencontre déterminent le climat qui aura lieu durant toute la rencontre, c’est pourquoi il faut accueillir l’employé d’une façon dynamique et positive.
2. Établissez un climat de confiance dès le départ et rappelez le but de la rencontre, soyez souriant.
3. Débuter la rencontre en demandant à l’employé ce qu’il pense de lui, de son travail, etc. pour favoriser de l’ouverture.
4. Adoptez une attitude positive et manifestez de l’empathie.
5. Donnez de la reconnaissance pour les points forts, soyez généreux ! Les résultats sont importants, mais il faut également reconnaître les efforts !
6. Abordez les points devant être améliorés de façon positive, en recherchant des solutions pour l’avenir.
7. Soyez à l’écoute de l’employé, soyez ouverts à ses propos. Avant de réagir à un propos de l’employé, reformulez pour vous assurer d’avoir bien compris.
8. Observez et soyez attentif au non verbal : les gestes, les mouvements du corps, les expressions du visage et les positions. Soyez attentif aux intonations de la voix.
9. À la fin de la rencontre, assurez-vous qu’il y ait une conclusion sur la performance globale et établissez les prochaines étapes, comment se feront les suivis.
10. N’oubliez de remercier l’employé !

Bonne préparation d’évaluations et bonnes rencontres !