L’accueil et l’intégration des nouveaux employés

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés sont des leviers stratégiques essentiels pour assurer la réussite à long terme des organisations. En 2024, ces processus prennent une grande importance à une époque où les talents sont de plus en plus rares et diversifiés. Or, certaines études indiquent qu’une intégration positive accroît la probabilité de rester au moins trois ans au sein de l’organisation chez près de 70 % des nouveaux employés (Wolper, 2017).[1] En fait, un plan d’accueil et d’intégration bien structuré permet non seulement de garantir la satisfaction et la rétention des talents, mais aussi de les engager rapidement dans la culture et les objectifs de l’organisation. En tant que gestionnaire, voici les 5 étapes clés pour bien réussir l’accueil et l’intégration de vos nouvelles recrues :

1. Anticiper pour mieux accueillir

Assurez-vous que tout le matériel nécessaire, tel que l’ordinateur, le téléphone cellulaire, les accès aux systèmes internes, les logiciels et l’espace de travail soient prêts avant l’arrivée du nouvel employé. De plus, il est important de préparer toute la documentation qui est à remettre à la nouvelle recrue concernant l’organisation, son fonctionnement et son poste (par exemple : une copie du manuel des conditions d’emploi, les politiques et les règles internes, le profil de poste, les documents administratifs à remplir pour compléter le dossier de l’employé, etc.). Cette première étape clé permet une meilleure compréhension des attentes, des règles à suivre et des valeurs de l’organisation, ce qui aide à prévenir les malentendus et à clarifier les objectifs dès le début.

2. Créer une première impression positive

C’est à cette étape que le dicton « On n’a qu’une seule occasion de faire une première impression » prend tout son sens. En tant que gestionnaire, prenez le temps de faire une visite des installations avec la nouvelle recrue.  Prenez un moment pour présenter les membres de l’équipe et plus particulièrement les personnes clés avec qui cette personne aura à travailler. Vous pouvez prévoir une activité qui aura un grand impact, tel qu’un déjeuner, pause-café ou dîner avec l’équipe pour célébrer l’arrivée de la nouvelle recrue. En effet, faites en sorte que le nouvel employé se sente attendu en lui offrant un accueil chaleureux, ce qui contribuera à renforcer son sentiment d’appartenance envers l’organisation.[2]

3. Guider les premiers pas

L’accueil d’une nouvelle recrue peut être grandement facilité en mettant en place du mentorat ou du parrainage. En fait, il s’agit d’assigner un mentor ou un employé plus expérimenté au nouveau salarié afin que ce dernier puisse bénéficier d’un soutien personnalisé durant ses premières semaines à l’emploi. Le rôle du mentor est de guider la nouvelle recrue, répondre aux questions qui peuvent surgir et lui offrir de judicieux conseils sur la culture de l’organisation et les attentes liées à son poste. Par le fait même, cette relation privilégiée aide à renforcer la confiance du nouvel employé et à faire en sorte qu’il soit plus à l’aise dans son nouveau rôle au sein de l’organisation.

4. Donner du feedback en continu

Cependant, l’intégration d’une nouvelle reçue ne s’arrête pas après la première semaine. En tant que gestionnaire, il est important d’assurer un suivi régulier et de donner du feedback constructif en continu à ses employés. Ce suivi régulier permet de vérifier que le nouvel employé s’adapte bien dans son rôle au sein de l’organisation, qu’il dispose des ressources nécessaires pour assurer ses fonctions et qu’il comprend ses responsabilités.

À titre indicatif, plusieurs moments clés sont propices pour offrir du feedback :

1. Fin de la première journée : Un retour rapide sur la première journée du nouvel employé permet de répondre aux questions immédiates et de s’assurer que l’employé se sent bien accueilli.
2. Fin de la première semaine: Un bilan après les premiers jours aide à évaluer comment le nouvel employé commence à s’intégrer et à identifier d’éventuels ajustements à faire.
3. Fin du premier mois : À ce stade, il est pertinent de discuter de la contribution initiale du nouvel employé et de revoir les attentes pour les mois à venir.
4. À la fin de la probation : Un feedback structuré à la fin de la probation permet de confirmer les progrès réalisés et d’établir les objectifs futurs.

5. Assurer une intégration à long terme

Pour assurer une intégration réussie à long terme, il est important de démontrer que l’organisation s’investie dans la croissance professionnelle de ses employés. En proposant des formations continues et en offrant des opportunités d’avancement, l’organisation montre à ses employés qu’ils sont valorisés, ce qui augmente leur engagement et leur loyauté envers cette dernière. De plus, ceci fait en sorte de motiver les employés en leur montrant qu’ils ont un avenir à long terme au sein de l’organisation.

En 2024, un plan d’accueil et d’intégration n’est plus une démarche qui se résume à donner les clés du bureau et à la présentation des membres de l’équipe. Il s’agit plutôt d’une démarche stratégique conçue pour favoriser une intégration à long terme, où chaque étape est pensée pour maximiser la satisfaction, la productivité et la fidélisation des talents. À une époque où la guerre des talents fait rage, un plan d’intégration bien structuré est un levier essentiel pour assurer le succès à long terme, tant pour l’employé que pour les gestionnaires.

Alors, chers gestionnaires, êtes-vous prêts à l’arrivée d’une nouvelle recrue dans votre organisation?

[1] WOLPER, J. (2017). “ Get on board with onboarding ”, Talent Development, vol. 71, n1, p.18-20.

[2] LORD, I. (2017). ‘’ Réussir l’intégration des nouveaux employés en 5 étapes ’’, Carrefour RH.