Le profil de poste, cet outil indispensable

Le profil de poste est un outil polyvalent parfois inconnu ou négligé par les petites et moyennes organisations pour diverses raisons propres à chacune. Toutefois, cet outil précieux  permet une grande réflexion sur la distribution des rôles et des nécessités de votre organisation.

Voici, pour vous convaincre, 3 moments clés en gestion des ressources humaines où le profil de poste s’invite comme un allié important :

1. Dotation : Il servira à aiguiller le responsable du recrutement lors de la rédaction de l’affichage de poste et du tri des curriculums vitae. Cela l’aidera sans équivoque à dénicher la personne qui correspond le mieux au besoin.
2. Rémunération : Il servira à la mise en place d’une structure salariale équitable, en développant un outil de pointage des postes basé sur des critères de qualifications et de responsabilités objectifs. Il vous sera également très utile lors de votre exercice d’équité salariale.
3. Gestion de l’employé : Il servira d’outil d’accompagnement tout au long de la vie professionnelle d’un employé. En effet, en lui remettant son profil de poste dès le début de sa carrière chez vous, vous vous assurez d’établir clairement vos attentes envers lui. Vous pourrez également vous y référer dans un processus de recadrement ou lors d’un processus d’évaluation annuelle pour rétablir vos attentes auprès de ce dernier.

Pour le mettre en place, il est impératif de prendre le temps nécessaire pour faire l’analyse de tous les postes de l’organisation. Il est alors gagnant d’impliquer dans sa réflexion un employé occupant le poste sur lequel on veut travailler et son gestionnaire. En effet, l’employé pourra vous donner un portrait exact de ce qu’il exécute comme tâches au quotidien, sans oublier également les tâches mensuelles ou annuelles. De plus, participer à ce projet le motivera puisqu’il se sentira impliqué. Il sera alors plus enclin à y adhérer par la suite. Le gestionnaire, lui, pourra valider la vision de l’employé pour donner suite à votre premier jet de tâches, en plus d’ajouter sa vision quant aux aspects comportementaux et aux qualifications nécessaires pour occuper le poste.

Pour faciliter votre rédaction, voici 8 éléments à couvrir dans la rédaction d’un profil de poste complet[1] :

1. Titre du poste : Le titre du poste doit refléter en quelques mots, l’ampleur et la réalité du poste.
2. Supérieur immédiat : Il s’agit ici de démontrer clairement qui sera responsable de définir et de  communiquer les attentes, de gérer et d’évaluer la performance et de prendre les actions qui en découlent, qu’elles soient positives ou plus difficiles. Bien que cela soit souvent un défi dans la PME, il est important de n’avoir qu’UN seul supérieur immédiat, afin d’éviter les conflits de rôles, les dédoublements des tâches et les attentes contradictoires.
3. Date de rédaction / de mise à jour : Le profil de poste doit constamment être révisé (nous recommandons chaque année ou lorsqu’un événement survient dans l’organisation, comme la création d’un poste qui pourrait mener à une redistribution des tâches) pour s’assurer qu’il représente toujours les attentes fixées.
4. Sommaire de la fonction : Cela permet de résumer en quelques phrases les grandes orientations et le rôle du poste.
5. Principales tâches et responsabilités à réaliser : Cette section permet de détailler les différentes tâches que le titulaire du poste devra effectuer, idéalement en démontrant l’importance de l’une par rapport à l’autre. Il faut détailler les activités qui seront à l’origine des résultats attendus, ce sur quoi sera évalué l’employé. Compléter cette partie est ce qui prend généralement le plus de temps, mais c’est une partie cruciale pour la compréhension mutuelle des attentes. C’est cette partie qui est à la base de la gestion de la performance.
6. Pondération des tâches : Au-delà d’identifier ce qu’il y a à faire, pondérer les grandes activités permet au gestionnaire de se positionner quant au temps alloué à chaque grand groupe. Rappelez-vous que les individus sont enclins à mettre plus de temps sur les activités qu’ils aiment. C’est ici une bonne occasion pour le gestionnaire d’établir les priorités générales et de les partager à l’employé.
7. Principales exigences comportementales à adopter : Cette section permet de détailler les exigences non académiques, celles qui sont davantage liées aux attitudes et aux comportements et qu’on appelle souvent le savoir-être. Rappelez-vous qu’on embauche souvent sur des compétences et que l’on congédie sur des comportements!
8. Qualifications à détenir : Cette section permet de détailler les exigences académiques, celles qui sont liées aux études et à l’expérience acquise. On réfère généralement à ces qualifications sous l’appellation savoir-faire. Les informations relatives à ces critères sont généralement inscrites sur le CV du candidat et elles sont habituellement facilement vérifiables lors de la prise de références ou lors de l’entrevue de sélection. Cette section va souvent contenir, entre autres, le diplôme requis pour performer dans le poste, ainsi que les années d’expérience nécessaires.

En terminant, souvenez-vous que le profil de poste saura vous accompagner à différents stades de la vie professionnelle d’un employé et vous aidera à le motiver et à l’orienter dans la bonne direction. Il sera également un précieux atout en gestion des ressources humaines, par exemple, lors de la planification de vos effectifs et de vos salaires.

Bonne rédaction!

[1] Formation de gestion 2021-2022, ALTERNATIVE RH