LES RENCONTRES DE SUIVI : UNE PRATIQUE GAGNANTE POUR MOTIVER VOS EMPLOYÉS!

Afin d’entretenir une relation basée sur le respect et la transparence au sein de son équipe, il est important de maintenir une ligne de communication ouverte et de partager des informations honnêtes, factuelles, mais surtout à jour.

Il n’est pas rare d’entendre que les rencontres dans une organisation sont tenues une fois par année lors de l’évaluation annuelle de rendement. Est-ce suffisant ? Dans certaines organisations, on considère que la rencontre du lundi matin, en équipe, est suffisante. Qu’en est-il des rencontres de suivi individuel?

Nous ne devons pas perdre de vue que le marché du travail a grandement changé et que l’époque où le patron était le donneur d’ordre et que l’employé était l’exécutant est maintenant révolue. Les membres de votre équipe souhaitent obtenir un soutien, une rétroaction et comprendre les processus de votre entreprise.

Quels sont les différents types de rencontres?

Les rencontres entre un patron et son employé peuvent avoir différents objectifs : rencontre annuelle d’évaluation de rendement, rencontre de mise au point, rencontre disciplinaire, réunion d’équipe, comité de travail, etc.

Nous vous proposons de tourner votre attention sur les rencontres que nous avons tendance à mettre de côté en tant que gestionnaire, pour lesquelles nous avons moins de temps. Mais n’oubliez pas que ces dernières sont tout aussi, sinon plus importantes, que toutes les autres. Jetons-y un œil!

Rencontre de suivi

La rencontre de suivi permet au gestionnaire de proposer son aide à l’employé sous différentes formes. Elle permet aussi de vérifier si la charge de travail est adéquate afin de voir si l’employé pourrait bénéficier du soutien des autres membres de l’équipe. Cette rencontre permet également d’offrir des conseils à l’employé liés à la gestion du temps, mais également de discuter d’éléments plus techniques ou opérationnels pour la réussite des projets en cours ou simplement sur le quotidien des tâches.  Pour vous assurer que votre employé soit confortable de vous partager ses préoccupations ou ses besoins, privilégiez des questions ouvertes.

 À privilégier : questions ouvertes

• Comment puis-je t’aider ?
• Qu’est-ce que je peux faire pour toi ?
• Quelle est la nature de la problématique ?
• Qu’est-ce qui fonctionne bien/moins bien ?
• Comment puis-je te soutenir ?

 À éviter : questions fermées

• Est-ce que tout va bien ?
• As-tu besoin d’aide ?
• As-tu des questions auxquelles je peux répondre ?

Rencontre de renforcement

La rencontre de renforcement a pour but de donner une rétroaction positive, et ce, de façon organisée et structurée. Elle permet également d’encourager les employés à atteindre leurs objectifs en démontrant votre intérêt et votre appréciation de leur travail. Posez-vous la question suivante : « Quelle est la dernière fois où j’ai fait venir un employé dans mon bureau pour lui donner de la reconnaissance ou du renforcement positif ? ».

 À privilégier :

• Organiser votre rencontre et les points d’importance à souligner.
• Tenez la rencontre à la fin de la semaine.
• Profitez-en pour remercier vos employés pour leur travail et d’être dans votre équipe.

À éviter :

• Tenir la rencontre dans le « cadre de porte ».
• Faire la rencontre par téléphone.
• Utilisez ce moment pour faire une mise au point : « tant qu’à y être, je voulais de parler de ça.. ».

Rencontre informelle

Le rythme de nos organisations s’est sans cesse accéléré. Malgré cette intensification, prenons-nous le temps de faire de petites rencontres informelles ? Une rencontre informelle est un petit moment privilégié passé avec un employé, et ce, sans une structure ou but précis. L’idéal est de favoriser une atmosphère détendue dans le but d’encourager une conversation libre. Les rencontres informelles servent à démontrer un intérêt à la personne et établir ou renforcir les relations. Elles peuvent aussi servir à échanger des informations, des opinions et des conseils tout en demeurant dans un cadre professionnel.

 À privilégier :

• Favorisez l’écoute active.
• Posez des questions sur les goûts et intérêts de l’employé.
• Demandez des nouvelles des enfants malades à la maison.
• Référez au PAE ou à des ressources externes en cas de besoin.

À éviter :

• Faire une rencontre de psychothérapie.
• Donnez son opinion sur la vie personnelle de l’employé.
• Être pressé.
• Faire la rencontre dans le « cadre de porte ».

Faire des rencontres une seule fois par année ou seulement pour discipliner ses employés creusera le fosset de la démobilisation. Cela peut également nuire à la communication entre les deux parties et rendre plus difficiles la résolution des problèmes et l’atteinte des objectifs individuels et organisationnels. Si l’employé n’a pas l’occasion de partager ses réussites, ses craintes ou ses progrès, il perdra peu à peu son engagement et sa motivation. Lorsque cela se produit, inévitablement sa productivité en sera affectée. De plus, cela peut entraîner une perte de motivation et de productivité chez l’employé, car il n’aura pas l’occasion de discuter régulièrement avec son employeur.

Plus vous offrez des tribunes positives à vos équipes, plus ils vous feront confiance et plus ils auront le sentiment de faire partie d’une organisation humaine et d’un environnement positif. Vos employés représentent le cœur et l’âme de vos organisations et contribuent directement à la réussite de vos projets et l’atteinte de vos objectifs ! Allez, prenez le temps qu’il faut et rencontrez-les!